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中国林业科学研究院公文处理办法

添加时间:2015-09-15 点击量:96

科办字〔2001〕80号

第一章  总则

一、为使中国林业科学研究院(以下简称中国林科院)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》和《国家林业局行政公文处理办法》,结合我院实际,制定本办法。

二、中国林科院公文是依据《中国林科院院部机构改革方案》(科改字〔1998〕101号)所确定的职能,在进行行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

三、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确,并严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定,确保国家秘密的安全。

四、中国林科院院领导应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本院行政公文处理工作的领导和检查。

五、中国林科院办公室是中国林科院公文处理的管理机构,主管院机关公文处理工作;各处室要指定专人主管本处室公文处理工作。

 

第二章  公文种类

六、中国林科院的公文(以下简称公文)种类主要有:

(一)决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排;奖惩有关单位及人员;变更或者撤销直属单位不适当的决定事项。

(二)通知

适用于转发国家林业局和不相隶属机关的公文;批转直属单位的公文;传达要求我院办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项;任免人员。

(三)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要会议、文件精神或者情况。

(四)报告

适用于向国家林业局汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(五)请示

适用于向国家林业局请求指示、批准。

(六)批复

适用于答复直属单位的请示事项。

(七)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(八)函

适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题;请求批准和答复事项。

(九)会议纪要

适用于记载和传达院长办公会议、院办公会议议定事项的情况。

 

第三章  公文格式

七、公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(一)涉及秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。

(四)发文字号应当包括机构代字、年份、序号。中国林科院为主办单位的联合行文,只标明中国林科院发文字号。

(五)上报国家林业局的公文,应当在首页注明签发人、会签人姓名。

(六)公文的标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(七)主送机关指公文的主要受理机关,抄送机关指除主送机关外需要执行或者周知公文内容的其他机关。主送和抄送机关均使用全称或规范化简称,按党、政、军、人民团体、地方林业部门、直属单位顺序排列。

(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

(九)公文除会议纪要和电报外,应当加盖发文机关印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应加盖印章。

(十)成文日期以负责人签发的日期为准;联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

(十一)公文如有发放范围、使用要求等需说明的其他事项,应当在附注栏标注。“请示”应当在附注栏注明联系人的姓名和电话。

(十二)公文应当标注主题词。上报国家林业局的公文应当按《国家林业局的公文主题词表》标注。

八、公文中各组成部分的标识规则,按照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

九、公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm)纸张,左侧装订。

 

第四章  行文规则

十、中国林科院及其办公室不得越级行文。各处室不得对外正式行文,进行工作联系确需行文时,只能以信函的形式。

十一、中国林科院及其办公室可以向国家林业局及其办公室行文;也可以向院属各直属单位行文。向人民政府、不相隶属的同级单位和国家林业局的事业单位以及地方林业部门的行文,一般只能用函的形式。

十二、中国林科院及其办公室可以与同级的党委、政府、军队、人民团体和具有行政职能的同级事业单位联合行文。

十三、公文内容涉及两个以上处室职责的,主办处室应主动协商,未经协商一致,不得擅自行文。

十四、“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

十五、除对人大、政协的提案、议案的答复和领导直接交办的事项外,公文一般不主送、抄送个人。

十六、受双重领导的单位向上级机关请示,应当写明主送机关;必要时应抄送另一上级机关。

 

第五章  公文办理

十七、公文办理分为收文办理和发文办理。

十八、所有主送中国林科院的公文一律送交院办公室办理。对上级单位下发或交办的公文,由院办公室主任提出拟办意见,送院领导批示后办理;中国林科院收到其他需要办理的公文,由院办公室文秘人员登记,职责明确的,直接交有关单位办理;涉及两个以上单位或职责不明确的,提出拟办意见送院办公室分管主任批示后,转交有关单位办理。

十九、各处室、各单位收到院办公室交办公文后,应当由专人登记和督办。对不属于本单位职权或者不适宜由本单位办理的公文,应当立即退回院办公室并说明理由。

二十、需要办理发文的公文,承办处室应抓紧办理,草拟公文,应使用中国林科院发文稿纸并做到:

    (一)符合国家的法律、法规和方针、政策及其有关规定。如提出新的规定等,要切实可行并加以说明。

    (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,书写工整,标点准确,篇幅力求简短。

    (三)公文的文种应当根据行文目的、中国林科院的职权和与主送机关的行文关系确定。

    (四)紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

    (五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当先注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。

    (六)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(l)”。

    (七)应当使用国家法定计量单位。

    (八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

    (九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

    (十)需各处室办理或周知的公文,在公文稿纸附注栏内注明本院发送处室的名称,成文中在本院发送栏注明发送处室的名称。

    二十一、公文承办人草拟的公文,经处室指定的负责公文处理的同志送处长(主任)审签。审核的重点是:是否符合国家的法律、法规和方针、政策规定和院有关规定、办法,内容是否涉及其他单位的职能。

    二十二、凡公文需要其他处室会签的,承办处室要主动送交会签,会签处室一般应在2个工作日内将有处室负责人签字的意见反馈承办处室。如意见不一致,承办处室应当积极与会签处室协商,仍不能达成共识的,应当如实反映,必要时可提请院办公室主任或院领导协调。

    二十三、处长(主任)审签后的公文应当送院办公室核稿,核稿的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。如不符合本办法,院办公室应退回承办处室。

二十四、中国林科院的公文,由院长或主管副院长签发。上报国家林业局的报告、请示,对重大事项做出决定或部署的公文,以及干部任免等重要公文应由主管副院长审核后,呈院长签发。院长外出时,由院长委托主持工作的副院长签发。

中国林科院办公室的公文和属于院领导已有明确意见或院领导授权的公文由办公室主任签发,其中重要的公文由主管院领导审核或签发。

属于日常工作的公文,按照职责分工,由主管副院长审签,如主管副院长外出,由院长或主持工作的副院长签发。由主管副院长审签的文件,涉及其他副院长分管的工作应与有关副院长会商后再签发。

二十五、审签公文时,应当签署姓名和审签日期。公文一经签发,原则上不得改动,如确需改动,必须经签发人同意。

中国林科院办理的联合或会签公文,由院领导先签后再送协办单位审签。一般不用复印件会签。

二十六、拟制、修改、审签公文所用书写材料必须符合档案长期保存的有关要求。公文所附说明性材料应与公文规范用纸的尺寸一致。

二十七、答复国家林业局交办事项的公文,应在收文之日起5个工作日内送院办公室;答复上级业务部门的公文,应在收文之日起3个工作日内送院办公室;不能按时回复的,应说明其理由。办理其他有时限要求的公文,由承办人与院办公室协商办理。

二十八、有特殊要求的公文,由公文拟稿人或承办处室指定负责公文处理的同志与院办公室协商办理。

二十九、其他单位主办,会签中国林科院或与中国林科院联合的公文,由院办公室登记,并分送有关业务处室为院领导提供审签参考意见后,再送院领导审签。

三十、中国林科院公文内容涉及有关部门和地方职能的,由主办处室事先与有关部门和地方进行协商后再办文。如不能取得一致意见,应当提请主管院领导再次协商。

三十一、公文由主办单位校对,上报国家林业局的公文,院办公室在印刷前要再次复核。

三十二、公文由院办公室统一印刷。公文印刷份数应是主、抄送单位和院部有关处室以及存档份数之和,主办处室一般留存2—3份。

三十三、上报国家林业局的公文,由院办公室封发,其他公文由主办单位封发。

 

第六章  公文归档

三十四、凡办理完毕的、并具有查考利用价值的公文,承办单位均须按照《中国林科院文书档案管理办法》及有关规定,于次年2月底前交院办公室整理后归档。个人不得保存应当归档的公文。

    三十五、工作人员调离原岗位时,应主动整理、移交其经办或保存的公文,所在单位应当督促并对其移交的公文进行查验后,交专人统一保管。

    三十六、中国林科院联合其他机关办理的公文,发文原件由中国林科院保存;其他机关联合中国林科院办理的公文,中国林科院保存成文。

 

第七章  公文管理

    三十七、上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的外,机密级件,中共中央和国务院文件需请示国家林业局保密办,批准后方可翻印;秘密级件由院办公室主任批准后方可翻印。翻印的文件要严格控制份数,其翻印件应视为原件保管。

    三十八、中国林科院公文复印件作为正式件使用时,应当同时加盖中国林科院公章和复制件证明章。

    三十九、公文被撤消,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

    四十、不具备归档和存查价值的公文,由院办公室统一组织销毁。

 

第八章  附则

    四十一、院办公室对下发公文的贯彻落实情况进行督促检查。

    四十二、各所、中心可依据本办法,制订本单位的行政公文处理办法。

    四十三、本办法由中国林科院院办公室负责解释。

    四十四、本办法自发布之日起施行,原《中国林科院机关公文处理办法》(科办字〔1995〕22号)文和《关于调整院部机关各处室发文代字及通用简称的通知》(林科办〔2001〕17号)文同时废止。

 

附件:1.中国林科院各处室和有行政职能的事业单位简称和发文代字

2.中国林科院各所、中心、院属公司序列和简称

3.国家林业局各司局、事业单位和简称



附件1


 

中国林科院各处室

和有行政职能的事业单位简称和发文代字

 

(l) 院办公室(院办)………………………………………………………………………....  办

(2) 科技管理处(科技处)………………………………………………………………….. 技

(3) 科技产业管理处(产业处)…………………………………………………………… 产

(4) 国际合作处(国际处)…………………………………………………………………. 外

(5) 人事教育处(人教处)…………………………………………………………………  人

(6) 财务处(财务处)………………………………………………………………………… 财

(7) 基建处(基建处)………………………………………………………………………… 基

(8) 综合监督办公室(监督办)……………………………………………………………监

(9) 保卫处(保卫处)………………………………………………………………………… 保

(10)后勤管理处(后勤处)………………………………………………………………… 勤

(l1)调研室(调研室)…………………………………………………………………………调

(l2)离退休干部处(老干处)………………………………………………………………老



附件2


 

中国林科院各所、中心、院属公司序列和简称

 

(l)林业研究所 …………………………………………………………………………… 林业所

(2)亚热带林业研究所 …………………………………………………………………… 亚林所

(3)热带林业研究所 ……………………………………………………………………… 热林所

(4)森林生态环境与保护研究所 …………………………………………………… 森环森保所

(5)资源信息研究所 ……………………………………………………………………… 资源所

(6)资源昆虫研究所 ……………………………………………………………………… 资昆所

(7)木材工业研究所 ……………………………………………………………………… 木工所

(8)林产化学工业研究所 ………………………………………………………………… 林化所

(9)林业科技信息研究所 ………………………………………………………………… 科信所

(10)亚热带林业实验中心 ……………………………………………………………… 亚林中心

(11)热带林业实验中心 ………………………………………………………………… 热林中心

(12)沙漠林业实验中心 ………………………………………………………………… 沙林中心

(13)华北林业实验中心 ………………………………………………………………… 华林中心

(14)国家林业局泡桐研究开发中心 ………………………………………………… 泡桐中心

(15)国家林业局桉树研究开发中心 ………………………………………………… 桉树中心

(16)国家林业局竹子研究开发中心 ………………………………………………... 竹子中心

(17)国家林业局北京林业机械研究所 ………………………………………….....北京林机所

(18)国家林业局哈尔滨林业机械研究所 ………………………………………......哈尔滨林机所

(19)中林绿源有限责任公司 …………………………………………………….........中林绿源公司

(20)北京兴林科技开发公司 ………………………………………………………….... 兴林公司

(21)中林艺绿化工程开发有限责任公司……………………………………………中林艺公司

(22)劳动服务公司…………………………………………………………………… ......劳服公司

(23)后勤服务中心……………………………………………………………………....…后勤中心



附件3


 

国家林业局各司局、事业单位和简称

 

(l) 办公室

(2) 植树造林司(造林司)

(3) 森林资源管理司(资源司)

(4) 野生动植物保护司(保护司)

(5) 森林公安局(公安局)

森林防火办公室(防火办)

(6) 政策法规司(政法司)

(7) 发展计划与资金管理司(计资司)

(8) 科学技术司(科技司)

(9) 国际合作司(国际司)

(10)人事教育司(人事司)

(11)监察部驻国家林业局监察局(监察局)

(12)离退休干部局(老干局)

(13)国家林业局机关服务局(服务局)

(14)国家林业局国有林场和林木种苗工作总站(场圃总站)

(15)国家林业局林业工作站管理总站(工作总站)

(16)国家林业局林业基金管理总站(基金总站)

(17)国家林业局宣传中心(宣传中心)

国家林业局宣传办公室(宣传办)

(18)国家林业局濒危物种进出口管理办公室(国家濒管办)

(19)国家林业局世界银行贷款项目管理中心(世行中心)

(20)防治荒漠化管理中心(国家林业局生态工程管理中心)(生态中心)

(21)国家林业局天然林保护工程管理中心(天保中心)

(22)国家林业局人才开发交流中心(人才中心)

(23)国家林业局审计中心(审计中心)

(24)国家林业局对外合作项目中心(合作中心)

(25)国家林业局科技发展中心(国家林业局植物新品种办公室)(新品办)

 

中国林科院办公室关于调整院职能部门

发文代字及通用简称的通知

 

林科办字〔2002〕38号

 

根据院部分类改革方案,我院对院部各职能部门进行了调整。为统一和规范职能部门的简称和发文代字,院办公室依据《中国林科院机关公文处理办法》对调整后的院部各职能部门的通用简称和发文代字重新作了规定。现将中国林科院各职部门和临时机构顺序、简称和发文代字公布如下:

    1.院办公室(院办)……………………………………………………………………………办

    2.科技管理处(科技处)………………………………………………………………………技

    3.产业发展处(产业处)………………………………………………………………………产

    4.国际合作处(国际处)………………………………………………………………………外

    5.人事教育处(人教处)………………………………………………………………………人

                                           …………………………………………………….......................…教

    6.计划财务处(计财处)………………………………………………………………………财

                                            ………………………………………………………………………基

    7.资源管护处(资管处)………………………………………………………………………护

    8.党群工作部(党群部)………………………………………………………………………监

                                            ………………………………………………………………………审

    9.科技体制改革实施工作

       领导小组办公室(体改办)…………………………………………………………………改

本通知自2003年1月1日开始执行。

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