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中国林科院照片档案管理办法(试行)

添加时间:2015-09-15 点击量:97

       林科办字〔2010〕39号

 

第一条  为了加强我院照片档案的管理,建立和健全照片档案管理制度,使照片档案的管理逐步走上制度化、规范化、科学化的轨道。为更好地利用照片档案信息资源,为林业科研服务,根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局颁布的《照片档案管理办法》,特制定本办法。

第二条  照片档案是指在林业科学研究、科技管理、产业开发、领导决策、精神文明建设及各项活动中形成的具有保存与查考价值,以感光材料为载体,以影像为主要反映方式的历史记实性档案。照片档案包括底片、照片、文字说明及与照片档案相应的电子档案。

第三条  照片档案的收藏范围:

一、反映本单位科学研究、科技开发、人才培养等主要业务活动和科技成果、发展成就的照片、底片及电子文件。

二、记录本单位领导和著名科学家参加重大活动的照片、底片及电子文件。

三、记载本单位重大外事活动的照片、底片及电子文件。

四、与其他载体档案有密切联系的照片、底片及电子文件。

第四条  为了提高照片档案的收藏质量和管理水平,延长照片寿命,便于开发利用,照片档案应单独立卷、归档。

第五条  照片档案的整理,应以有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务为原则。照片冲洗加工后,由摄影者或承办单位进行分类、整理,编写说明。照片的分类,一般应按年代——问题进行分类,分类要保持前后一致,不能随意变动。

第六条  照片档案的组卷,应以专题、项目、事件或会议为单元。一般每个专题、项目、事件或会议为一组;若同一个专题、项目、事件或会议的照片数量较多,也可以单独组卷。

第七条  照片档案要编写简单的文字说明。一般应以照片的自然张为单元编写说明,一组(若干张)联系密切的照片应加以总说明。

第八条  文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景等五要素;要能概括地揭示照片影像反映的全部信息,措词要准确,文字要精炼,语言要通顺,字数最多不应超过100个字;拍摄时间用阿拉伯数字表示,年、月、日用圆点表示。

第九条  卷内照片的排列顺序,要按专题、项目、事件或会议的重要程度进行排列;在同等重要程度的情况下,可按时间顺序排列,也可按照片上人物的职务、职称高低进行排列。底片要排列在与照片相应的位置,不得分离。卷内照片、底片都要编写顺序号,不得出现重编、漏编和空号现象。

第十条  卷内目录,应以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写。目录上的编号必须与照片编号完全一致。

第十一条  案卷题名的填写。照片组成案卷后,要准确地拟写案卷题名,题名不宜过长,也不宜过于简单,应概括卷内全部照片的基本主题。

第十二条  照片档案的保管期限:

(一)反映本单位主要业务活动和科技成果并具有长远利用价值的照片档案,永久保存;

(二)记载单位领导和著名人物参加重大活动并需要长远利用的照片档案,永久保存;

(三)反映本单位重大外事活动的照片档案,需要长期查考的,长期保存;

(四)记载本单位一般性活动和日常性工作的照片档案,短期期保存。

第十三条  与照片档案相应的电子档案要以一次性写入光盘形式同时归档。

第十四条  照片档案的借阅,遵照《中国林科院档案借阅制度》执行。

第十五条  本办法自发布之日起执行。

第十六条  本办法由院办公室负责解释。

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