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国家林业局机关档案管理办法

添加时间:2015-09-12 点击量:181

第一章  总  则

第一条  为进一步规范国家林业局机关档案管理工作,充分发挥局机关档案在林业生产建设中的依据、凭证和参考作用,依据《中华人民共和国档案法》和中共中央办公厅、国务院办公厅颁发的《机关档案工作条例》及有关标准规范,制定本办法。

第二条  局机关档案是林业改革发展和局机关建设的真实记录,是党和国家的宝贵财富,是制定政策、总结经验、日常查考的重要依据和可靠凭证。机关档案工作是机关工作的重要组成部分,是提高机关工作效率和工作质量的必要条件,是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。收集、整理、保存并利用好档案材料,是机关各司局、各直属单位(以下简称各司局)的重要工作内容。

第三条  各司局在各项工作活动中形成的各种门类、不同载体、具有查考利用价值的全部文件材料(包括收发文电、会议材料、出版物原稿、图册、声像材料及电子文件等),均须按照有关规定定期向局机关档案部门移交,实行集中统一管理,任何部门和个人不得擅自处理或长期积压,不得据为己有。

第二章  机构和人员配备

第四条  局办公室是国家林业局机关档案工作的管理部门,业务上接受国家档案局的指导、监督和检查。档案管理部门的基本职责是:

(一)宣传并执行党和国家有关档案工作的法律法规、方针政策及保密安全制度。

(二)集中统一管理局机关的文书档案、科技档案、会计档案,以及声像档案、电子档案等,做好档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计和档案信息资源的开发利用工作。

(三)收集、保管、提供利用与本局工作有关的各类资料。

(四)代管暂不具备保管条件的局直属单位的档案材料。

(五)督促、检查和指导各司局档案材料的形成、积累、整理和归档工作。

(六)指导、监督和检查局各直属单位的档案工作。

(七)组织交流档案工作经验,开展档案业务协作活动。

(八)制定林业档案工作规划、管理制度、业务标准和技术规范。

(九)组织局机关文书档案业务培训,提高文书档案人员的业务素质和工作能力。

(十)积极采用先进技术和手段,开展林业档案信息化建设,实现林业档案管理现代化。

(十一)完成国家档案局和国家林业局交办的其他事项。

第五条  机关档案管理部门应当配备政治可靠、具有大专以上学历、有较强敬业精神和工作能力的档案管理专职干部,档案干部队伍要保持相对稳定。

第六条  档案管理干部要努力学习科学发展观理论,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,刻苦钻研业务,努力提高业务水平,确保档案管理工作顺利开展。

第七条  档案管理干部必须认真贯彻执行党和国家的保密法律法规,确保档案的秘密与安全。

第三章  归档与接收

第八条  按照《国家林业局机关文书档案保管期限表》和《国家林业局机关文件整理规则》的有关规定,及时对当年形成的文件材料进行整理立卷,于次年6月底前向机关档案管理部门移交归档。

第九条  各司局应确定文书档案立卷人员,负责本司局文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

第十条  各司局文书档案人员应及时跟踪和掌握本司局的行文情况、重要业务进展情况以及账外重要文件的有关信息。

第十一条  公文承办人员应及时将办理完毕的文件及有关材料收集齐全,交司局文书档案人员保管,由文书档案人员按照机关文书档案保管期限表和文件整理规则的要求组卷归档。

第十二条  局机关工作人员调离岗位时,应将其经办或保存的、有查考利用价值的文件材料交给文书档案人员,不得私自带走。

第十三条  各司局向档案管理部门归档时,交接双方应当办理有关手续。

第十四条  档案部门接收的档案案卷质量应符合《国家林业局机关文书档案保管期限表》和《国家林业局机关文件整理规则》的有关要求。

第四章  档案的保管

第十五条  配备档案专用库房,库房建筑应符合《档案馆建设规范》(JGJ25-89)的要求,并配备防高温、防水(防潮)、防光、防鼠、防盗、防污染、防有害生物等保护设施。

第十六条  做好库房温湿度记录,随时注意库房温湿度的变化情况。采取有效措施,将库房温湿度控制在规定的范围之内。

第十七条  定期清扫档案库房,做到库房、柜架干净整洁;及时投放防虫、防鼠药剂;禁放杂物,严禁烟火。

第十八条  未经档案管理工作人员允许,其他人员不得私自进入库房;下班前,档案管理工作人员要对所有的档案库房进行安全检查,熄灯并锁好门窗。

第十九条  对破损、字迹模糊、褪变的档案,要及时修补或复制。

第二十条  建立健全档案统计制度,对档案的收进、移出、保管和利用等情况进行详细、准确的统计。

第二十一条  结合工作实际与需要,编制档案检索工具。如有条件,可编辑档案文件汇编及参考资料。

第五章  电子文件归档与管理

第三十五条  电子文件是指通过国家林业局办公网综合办公系统处理后形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像等不同形式的信息记录。电子档案是指具有参考和利用价值并作为归档保存的电子文件。电子档案由内容、结构和背景组成。

第三十六条  电子文件归档应当符合下列要求:

(一)电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档,定期归档应在文件办结一个月内完成;

(二)电子文件的归档范围参照国家林业局纸质文件材料归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据;

(三)电子文件归档时,应当进行真实、完整、可用方面的鉴定及检测,并由各司局综合部门负责人确认;

(四)电子文件应当以国家的标准存储格式进行归档;

(五)电子文件归档应在国家林业局办公网电子档案管理系统平台上进行。

第三十七条 电子档案利用与权限:

(一)凡不涉密的电子档案,各司局、各直属单位均可通过国家林业局办公网电子档案管理系统在线查阅或打印电子档案正文。

(二)查阅电子档案有关背景材料及相关文件信息,需向档案归档单位临时申请,经档案归档单位同意后,再由档案管理部门最终审核,档案管理部门同意后方可查看电子档案有关背景材料及相关文件信息。

第六章  档案利用

第三十八条  局机关档案仅限局机关工作人员和本系统工作人员在公务活动中使用,不对外开放。

第三十九条  建立健全档案借阅制度。档案利用分为就地查阅、外借和电子档案打印3种方式。外借档案对象仅限局机关工作人员,借期一般不超过两周,确因工作需要,可视情况适当延期,但须办理续借手续。

第四十条  针对不同的借阅者,履行不同的借阅手续。

(一)局机关工作人员须持本人工作证或经文书档案处处长批准。

(二)局机关离退休人员须持离退休证,并仅限在阅览室查阅。

(三)局属单位或本系统工作人员须开具本单位介绍信并持本人工作证。

第四十一条  查阅局党组、直属机关党委、纪委及监察局等部门形成的档案,须经归档单位领导批准,并限在阅览室查阅。

第四十二条  查阅中共中央或国务院文件,按文件规定的阅读范围借阅,并仅限于阅览室查阅。如不属于阅读范围的,查阅省部级文件,须经局办公室主任批准;查阅司局级文件,须经文书档案处处长批准。确因工作原因需要借出或电子档案打印的,须经局办公室主任批准,必要时须报保密办备案。

第四十三条  查阅科技成果档案和行政复议、行政诉讼档案,除办理正常手续外,还需经局有关部门书面认可。

第四十四条  借阅人员必须爱护档案,严禁涂改、勾划、剪裁、拆卷、抽页或转借。

第四十五条  借阅或归还档案时,须详细登记。归还档案时,档案人员要仔细清点,确认无误后方能办理归还手续,并及时入库上架。

第四十六条  档案材料的复印:

(一)复印局党组的档案材料,须经局办公室主任批准。

(二)中共中央或国务院文件除公开发表外原则上不予复印,确因工作需要,须根据文件的秘密等级,经局领导或本单位主管负责人及局办公室主任批准。

(三)局属单位及本系统单位需要复印一般行政管理性档案,须经局办公室主任批准。

(四)涉密档案按照国家林业局保密制度要求,严格履行借阅手续,确因工作需要,复印涉密档案,按照文件秘级等级填写《机要文件审批单》,并经本单位主管负责人及局办公室主任批准。

(五)凡经批准复印的涉密档案件,要视同原件进行管理,严格履行登记手续,注明复印或打印的日期及份数,按期收回。

第七章  鉴定与销毁

第四十七条  根据《国家林业局机关文书档案保管期限表》,档案可分为永久和定期2种保管期限,定期一般为30年、10年。

第四十八条  由档案部门及业务主管部门定期共同组成鉴定小组,依据《国家林业局机关文书档案保管期限表》,对已超过保管期限的档案材料进行价值鉴定。经鉴定后,对失去保存价值的档案材料应进行销毁。

第四十九条  编制销毁目录,经局办公室领导审查批准后由档案部门组织销毁。

第五十条  指定两人监销,监销人须在档案销毁目录上签字。

第八章  奖  惩

第五十一条  对于认真贯彻执行本办法,在档案材料的收集、归档、保护和利用等工作中成绩突出的单位或个人,由档案工作主管部门按照有关规定予以通报表扬。

第五十二条  对违反本办法和国家有关档案法规,造成档案的损毁、丢失、泄密等重大损失的单位或个人及负有直接责任的主要领导人,由档案工作主管部门依据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予行政处分,构成犯罪的,提请司法机关追究刑事责任。

第五十三条  对违反本办法,没有及时进行档案材料的形成、积累、整理和归档工作的单位,档案部门应及时进行督查或通报批评,造成严重后果的,追究单位领导人的责任。

第九章  附  则

第五十四条  各类专门档案的立卷归档工作,按照有关规定办理。

第五十五条  局各直属单位可参照本办法,结合单位实际,制定实施细则。

第五十六条  本办法自印发之日起施行。1999年3月4日国家林业局办公室印发的《国家林业局机关档案管理办法》(办发字﹝1999﹞11号)同时废止。

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