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国家林业局机关公文处理办法

添加时间:2015-09-12 点击量:105

第一章 总 则

第一条 为推进国家林业局机关公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》和《国家林业局工作规则》,制定本办法。

第二条 本办法适用于国家林业局机关公文处理工作。本办法所称公文处理工作,是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 国家林业局办公室主管国家林业局机关公文处理工作,负责对各司局(含直属单位,下同)公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第五条 各司局应当高度重视公文处理工作,加强对本司局公文处理工作的领导和检查。各司局综合处(办公室,下同)负责本司局公文处理工作。

第二章 公文种类及使用范围

第六条 公文种类主要有:

(一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)命令(令)。适用于公布行政规章、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。

(三)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(四)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(五)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(六)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(七)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(八)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(九)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(十)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(十一)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十二)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第七条 公文使用范围

(一)国家林业局文件使用范围

1.向中共中央、国务院、全国人大、全国政协等上级机关报送重要事项的请示、报告。

2.与中央各部门、省级人民政府等同级机关和单位联合行文。

3.发布重要的指导性、规范性措施和重要的工作事项、要求。

4.批复下级机关和单位的请示。

5.表彰先进、奖惩、批评等事项。

6.发布有关规划、财务等重要事项。

7.以国家林业局名义处理的行政复议、行政许可、政府信息公开等事项。

8.办理全国人大代表建议、议案和全国政协委员提案答复意见。

9.国家林业局内设机构及直属单位司局级领导干部任免等事项。

10.其他需要以国家林业局名义行文的重要事项。

(二)国家林业局办公室文件使用范围

1.向有关部门了解、征询或答复一般事项情况或意见。

2.发布国家林业局一般性工作管理制度及其他事项。

3.机关内部、直属单位、下级林业部门日常工作事项,包括一般性部署、检查、总结等专项工作计划(要点)、安排、要求等。

4.国家林业局二三类会议、培训、论坛、研讨等重要活动通知。

5.其他需要以国家林业局办公室名义行文的事项。

(三)国家林业局司局函使用范围

1.各司局在职权范围内与林业系统有关部门和单位进行非指令性、非普发性的业务工作联系。

2.与不相隶属机关和单位商洽或回复一般性业务工作事项。

3.其他需要以司局名义行文的事项。

直属单位除以函形式外,也可以在职能范围内就一般性工作计划、安排等事项,对有关单位行文。

第八条 有关司局需要使用其他发文形式,应当提出该发文形式的使用范围、管理权限、发送对象、审核及签发程序、公文格式及编号规则,报局办公室批准并备案。

第三章 公文格式

第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要,讲究实效,注重针对性和可操作性。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况下需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

第十五条 国家林业局及其办公室可以向上级机关及其办公厅行文,可以向不相隶属的机关和单位行文,也可以向省级林业主管部门和国家林业局直属单位行文。

第十六条 国家林业局及其办公室必要时可以与其他同级机关和单位联合行文。

第十七条 公文内容涉及两个以上司局职权的,主办司局应主动协商,未经协商一致,不得擅自行文。

第十八条 请示应当一文一事,原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不得抄送下级机关。

不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十九条 下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。

第二十条 需主送机关之外的其他有关机关和单位办理或知晓的公文,一般使用抄送。

第二十一条 除下达投资计划和通知参加部分重要会议外,公文一般不主送计划单列市。

第二十二条 除行政复议、行政许可、政府信息公开、答复人大建议和政协提案以及上级机关负责人直接交办事项外,不得以国家林业局及其办公室名义向个人行文,不得以国家林业局及其办公室负责人名义向上级机关行文。

第二十三条  除涉及森林公安、森林防火、行政复议、行政许可等业务工作的行文外,各司局不得对外正式行文,也不得对下级林业部门或管理对象提要求,如进行工作联系确需行文时只能以函的形式。

第五章 公文拟制

第二十四条 公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。

(七)各司局负责人应该主持和指导重要公文的起草工作。

第二十五条 公文起草所依据的背景材料(包括领导批示、签报、文件等相关材料)应当作为参阅件附在所拟文件之后,供审核人员和审签领导参阅,如有对正文的解释或说明材料也应附上。如无背景材料或其无法说明办文依据时,须另起草办文说明(包括办文缘由和过程、征求各方意见、履行会签或协商程序等情况)附上。

第二十六条 需要办文请示党中央、国务院等上级机关的事项,应当给上级机关留出足够的研究、决策和处理时间。一般件不少于14个工作日,加急件不少于7个工作日,特急件应事先予以协调并在文中注明办理时限要求。

第二十七条 各司局办文应当给局领导审签、局办公室审核和公文印制留有时间。特急件至少应当留出半个工作日,加急件1个工作日,一般件2个工作日。

第二十八条 办文司局应当随时跟踪文件办理状态。在办文过程中,承办人因公出差或请假,应向有关人员移交,以免耽误。

第六章 公文审核

第二十九条 公文审核实行分级负责制度。

公文拟稿后,分别经处负责人、司局综合处核稿人、司局负责人核签,有关司局会签,送局办公室相关处室和局办公室负责人复审,局办公室发文送局办公室主任审签,局发文报局领导审签。办文司局必须严格按程序办理,需要会签的不得漏签,如有漏签,必须补签完整后方可送局办公室复审。处长、司局长外出期间,可委托副处长、副司局长负责核签。重要文件必须经司局主要负责人核签。

第三十条 对起草的公文文稿,承办处负责人应当认真审核,经综合处核稿后送司局负责人核签。处负责人审核的重点是:是否符合国家法律法规和政策规定,是否涉及其他司局的职权,业务内容是否正确,文字表述和数据是否准确,背景材料或办文说明是否齐全等。司局综合处核稿人审核和司局负责人核签的重点是:是否需要行文,是否需要会签,公文拟制和行文程序是否符合本办法规定等。

第三十一条 司局负责人核签后的公文文稿签发前,应当送局办公室复审。复审的重点是:行文理由是否充分,行文依据是否准确;内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策,是否完整准确体现发文机关意图,是否同现行有关公文相衔接,所提政策措施和办法是否切实可行;涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见;文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范;其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要国家林业局党组会议或局务会议审议的重要公文文稿,审议前送局办公室进行初核。

第三十二条 经审核不宜发文的公文文稿,退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需要作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

第三十三条 办理有时限要求的回复性公文,各司局必须在截止期限至少提前2个工作日,将拟制的公文文稿送局办公室复审。

第三十四条 经过局办公室修改、复审后需清稿的公文,由主办司局负责清稿,并将修改稿一并附后送局办公室复核和局领导审批签发。

第三十五条 审核人应当本着高度负责的态度,对公文进行认真审核,并在审核后署明姓名和审核时间。

第七章 公文签发

第三十六条 国家林业局的公文,一般由局领导审批签发。

(一)属于国家林业局发布的命令、决定和部门规章,提请国务院审议的法律、法规草案,呈送上级机关的工作报告和请示,涉及干部的任免,征求我局意见或请示涉及林业法律法规、林业政策、机构职能等重要公文,由主管局领导审核后送局长签发。局长外出时,除国家林业局发布的命令、决定和部门规章外,可由局长委托其他局领导签发。

(二)属于日常工作的公文,按照职责分工,由主管局领导审签;主管局领导外出时,由局长或主持工作的局领导签发。由主管局领导审签的文件,涉及其他局领导分管的工作,应当与有关局领导会商后再签发。

(三)属于局领导已有明确意见或一般工作联系性质的公文,可由局办公室主任签发;外事方面的一般工作联系性质的公文,可由国际合作司司长签发。

第三十七条 国家林业局办公室的公文,由办公室负责人签发,重要的文件可呈请局领导审核或签发。

第三十八条 审签公文时,签发人应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。

第三十九条 公文一经签发,原则上不得更改。如确需修改,应当由拟稿人提出修改内容,经处、司局负责人审核同意,并由局办公室核定后方可修改。重要修改需报经签发人审核批准。

第八章 会签与联合行文

第四十条 凡公文需要其他司局会签的,主办司局应当主动进行会签。紧急会签公文,主办司局应当按时限要求督签;一般会签公文,会签司局应当在2个工作日内回复。如意见不一致,会签司局也应按时限要求将有司局负责人签字的书面意见反馈主办司局。主办司局应当积极与会签司局协商,经主办司局主要负责人出面协商后仍不能达成一致意见的,主办司局应当提供如实反映会签司局意见和本司局不采纳理由的书面材料,报主管局领导协调或裁定。

第四十一条 其他部委主办、会签我局和与我局联合的公文,由局办公室负责人批示后,转请有关业务司局为局领导提供书面审签参考意见。参考意见的内容,应当包括办文背景、修改意见及理由、是否签署的明确意见等。

第四十二条 各司局收到局办公室转送的其他部委主办、会签我局和与我局联合的公文,应当复印一份作为修改件,待局领导审签后,改动小的,可字迹清晰地改在原稿上;改动多的,应当另附纸写明意见。无论有无改动,退主办单位前,承办司局应当复印一份留存。

第四十三条 其他部委征求我局意见或会签、联合的公文,除主办部委有特定时限要求外,承办单位一般应在7个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复的,应当主动与主办部委沟通并商定回复时限及方式。

第四十四条 我局主办的公文内容涉及有关部委职权的,由主办司局事先与有关部委协商后方可办文。我局上报的公文,由局主要负责人出面协调仍不能达成一致的,应当将有关部委的意见及理据列明,并将有关部委的正式意见或协调会议纪要作为附件,经有关部委主要负责人会签后一并上报。

我局主办的会签或联合公文,由局领导先签后再由办文司局送其他部委会签。

第四十五条 各司局以国家林业局或局办公室名义办理有关召开会议、举办论坛庆典等活动的公文和涉及重点工作分工、督查事项的公文须会签局办公室,表彰先进类公文须会签局办公室及人事司,规范性文件和有关法律法规的文件须会签政法司。

第四十六条 应会签而未经会签的公文,退回主办司局补签。

第九章 公文印制与分发

第四十七条 公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

国家林业局文件和局办公室文件统一由局信息办印制。

第四十八条 公文印制清样由主办司局负责复核、校对。公文正式印制前,主办司局应当对清样认真复核、校对。报上级机关的公文,局办公室在印制前再次复核。复核、校对的重点是:审批签发手续是否完备,格式是否符合标准要求,附件材料是否齐全,文字编排是否有误等。

第四十九条 公文排版、印制人员应当认真负责,按时保质完成公文排版、印制,确保公文版面整洁、字迹清晰、格式规范。

第五十条 公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后及时分发。特急件须于公文印制完毕后2小时内完成分发,加急件在半个工作日内完成分发,普通件在1个工作日内完成分发。

第五十一条 报送上级机关的纸质公文由局办公室封发,其他纸质件由主办司局封发。电子公文由局办公室文书部门统一分发。

第五十二条 公文签发后,因故需推迟或取消发文时,需由办文司局及时写出文字说明,经司局长签署意见后送局办公室,报公文签发人或上一级领导批准,并进行销号、备案。

第十章 收文办理

第五十三条 收文办理指对收到公文的办理过程,一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、反馈等程序。

第五十四条 依照公文的文种及内容,收文分为阅件、办件两种。阅件为不需要回复或反馈的阅知性文件;办件为需要回复或反馈的办理性文件,包括上级交办,不相隶属机关及下级林业部门和单位需要回复或办理的文件。

第五十五条 主送国家林业局及局办公室的公文,由局办公室文书部门负责接收。其他司局收到的主送国家林业局及局办公室的公文,属于本司局职权的可直接处理,不属本司局职权的应当于当日转局办公室文书部门处理。标有密级的公文,一律由局办公室机要部门负责接收、处理。

第五十六条 局办公室收文部门根据收件内容分类处理。

对上级机关下发或交办的公文,送局办公室负责人提出拟办意见或报局领导批示后,转有关司局办理。

对不相隶属机关需要回复或反馈的公文,由局办公室负责人批示后转有关司局办理。

对下级林业部门和单位需要回复或反馈的公文,职责明确的直接转有关司局办理;职责不明确的,由局办公室负责人批示明确牵头司局办理。

第五十七条 转报局领导的公文收件,由局领导秘书负责签收并呈送局领导阅批。批转司局的公文收件,由各司局综合处签收并送司局主要负责人阅批。

第五十八条 各司局收到交办件后,应当由专人负责登记、分发、传递、督办。对不属本司局职权或不适宜由本司局办理的收件,应于当日退回局办公室处理。

第五十九条 各司局对需要办理的收文,由司局负责人指定承办处及承办人办理。承办处及承办人应当抓紧办理,不得延误推诿。原则上,有明确时限要求的,必须在规定时限内办结;没有明确时限要求的,特急件2个工作日、加急件4个工作日、一般件7个工作日内办理完毕。同时,应当按照本办法规定,给局领导审签、局办公室审核和文件印制留出时间。有特殊要求的事项,由承办司局与局办公室协商处理。因故不能在规定的时限内办结或回复的,承办人应当及时向有关领导和来件单位说明原因。

第六十条 对有办理时限要求的公文,由承办司局综合处负责催办,督促承办处及承办人按时限要求反馈办理结果,做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。

局办公室根据来文的缓急程度和承办时限要求,采用电话询问、书面通知等方式对承办事项进行跟踪督办。

第六十一条 办理阅件,应当根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文传阅的去向,不得漏传、误传和延误。

第十一章 公文归档

第六十二条 凡办理完毕和属归档范围内的公文及相关材料,由主办司局根据其相互联系、特征和保存价值,按照《国家林业局机关档案管理办法》等有关规定及时整理(立卷)、归档。

第六十三条 个人不得保存应当归档的公文。工作人员调离工作岗位时应当主动整理、移交其经办、保存或借用的公文,所在司局应当督促并将其移交、清退的公文进行查验后交专人统一保管。

第六十四条 国家林业局为主办单位的联合发文,原件由国家林业局保存;为非主办单位的联合发文,国家林业局保存成文。

第六十五条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合公文的存档要求。

第十二章 公文管理

第六十六条 电子公文是指利用局内网综合办公系统形成或制作的具有规范体式的公文。国家林业局制发的电子公文,具有与纸质公文同等的效力。

第六十七条 除涉密件外,办理公文应当使用局内网综合办公系统。国家林业局机关发送的各种文件,原则上应当采用电子公文。对本系统外其他机关和单位发送的公文,仍制成纸质文件。

局内网综合办公系统中形成的电子公文办理完毕后,应当按有关规定及时归档,公文数据应当备份。

第六十八条 凡上报国务院机密级(含机密级)以下的请示、报告性公文,一律由局办公室文书部门通过国务院专网系统报送,不报送纸质文件。上报国务院的绝密级公文,一律以纸质方式通过机要交换渠道报送。

第六十九条 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

第七十条 涉密公文公开发布前应当履行解密程序。经批准公开发布的公文,同正式印发的公文具有同等效力。在媒体上发布国家林业局公文或出版公文资料汇编等,由国家林业局办公室统一负责管理。

第七十一条 上级机关的涉密公文,除绝密级和注明不准复制外,经局领导或局办公室负责人批准后,可以有控制复制。复制时,应当注明复制的机关、日期、份数和发送范围,不得擅自改变复制件的密级。复制的公文视同原件管理。

公文复制件作为正式件使用时,应当加盖复制机关证明章。

第七十二条 公文的撤销和废止,由发文机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第七十三条 涉密公文应当按照有关规定要求进行清退或者销毁。

第七十四条 不具备归档和保存价值的公文,经过鉴别及局办公室负责人批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第七十五条 国家林业局内设机构合并时,全部公文应当随之合并管理。内设机构撤销时,需要归档的公文整理后按有关规定移交局办公室档案部门。

国家林业局新设置的机构应当向局办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的列为发文单位,机构合并或者撤销时相应进行调整。

第十三章 责任制度

第七十六条 实行公文退回制度。对于程序、内容等不符合规定要求的公文,局办公室文书部门应当与承办人沟通,由承办人说明情况并进行修改;办文质量问题突出的,退回承办人重新办理,并经本司局主要负责人重新核签后送局办公室复审。

第七十七条 实行责任追究制度。各司局主要负责人对本司局拟制的公文质量负责,对公文质量出现严重问题或办文延误的,追究有关领导和人员的责任。责任追究方式包括对责任人提出口头批评、通报批评,出现严重质量问题的在本司局范围内检查等。

经局办公室复审后呈报局领导签发的文件,如出现文字核稿上的错误,局办公室文书核稿人员负连带责任。

第七十八条 实行质量通报制度。局办公室适时对各司局公文办理情况在机关内部进行通报。

凡属下列情况之一者为质量较差的公文:与国家政策、法律、法规、规章及局有关规定不符;无实质性内容;重复发文;未按规定程序行文;观点模糊,逻辑关系和层次混乱;未按规定时限办文回复;文件缺页、错页;文件结构、文字修改量大;其他不符合本办法规定等问题。

第十四章 附 则

第七十九条 行政规章类公文和行政复议、行政许可、政府信息公开等公文,依照有关规定处理。外事方面的公文,按照国家外事主管部门的有关规定处理。

第八十条 全国绿化委员会、国家森林防火指挥部文件参照本办法规定执行,并依程序送局办公室审核。

第八十一条 本办法自印发之日起施行。2001年3月3日印发的《国家林业局行政公文处理办法》(林办发﹝2001﹞80号)、2009年4月3日印发的《〈国家林业局行政公文处理办法〉补充规定》(林办发﹝2009﹞81号)同时废止。

 

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